Etkili bir e-posta günümüz iş dünyasında kurumlar arası yazışmalarda sıkça kullanılan bir yöntemdir. Resmi yazışmalar, arşivleme ve doküman merkezi deyince akla ilk gelen envanterlerden biri de e-postalar oluyor. Ayrıca günümüzde e-postaların hukuki boyutları da bulunmaktadır. Peki, etkileyici ve çözüm odaklı bir e-posta nasıl yazılır? Sizin için maddeler halinde özetlemeye çalıştık.
Öncelikli Olarak Kurumsal Bir E-Posta Edinin
Nasıl ki bir kurum profesyonellerce yönetiliyorsa o kurumun e-posta adresi de kurumsal ve profesyonel olmalıdır. Kurumsal bir e-posta adresiniz yoksa hemen edinerek işe başlayabilirsiniz. Dünyaca ünlü ve üstelik ücretsiz mail adresleri(Yahoo, Hotmail, Gmail) yerine şirketinizin profesyonel isminin (bilgi@sirketiniz.com.tr gibi) bulunacağı bir e-posta adresi sizi daha etkili şekilde temsil edecektir.
Sen Mi, Siz Mi? Dilinizi ve Üslubunuzu Seçin!
Yakın çevremize bir e-posta gönderirken samimi olabilir ama iş dünyasından durum değişir. İş odaklı e-postalarda ‘sen’ yerine ‘siz’ kelimesine ağırlık vermeli ve biraz daha resmi olmalısınız.
İlgi Çekici Başlıklar Alt Metni De Okutur!
Eğer öndereceğiniz e-postada başlığınızı yeterince ilgi çekici bir hale getirebilirseniz, karşı taraftaki kişinin metnin alt kısmını da okumasını sağlayabilirsiniz. Toplum olarak okuma oranımızın istediğimiz seviyede olmadığını düşünürsek ilgi çekici başlığın ne kadar önemli olduğunu kavramamız kolaylaşır.
Kendinizi Kısaca Tanıtmayı Unutmayın
Herkes gibi sizin de e-posta kutunuzda birikmiş belki de binlerce e-posta vardır. Çünkü günlük olarak birçok mail alırız ve hepsine yetişemeyiz. E-postalarda kim olduğunuzdan kısaca bahsetmek öne çıkmanıza ve akılda kalmanıza yardımcı olur.
Yazım Yanlışlarına Dikkat
E-postanızın düzenli, planlı ve yazım kurallarına uygun bir şekilde yazılması profesyonellik açısından çok önemlidir. Yazınızı yazdıktan sonra mutlaka kontrol edin ve hatta sesli şekilde okuyun.
Spamlara Dikkat!
Spam içerikli e-postalara dikkat edin. Büyük harflerin ve birden fazla şekilde kullanılan ünlemin spam e-postaya dönüşeceğini unutmayın. Özellikle konu kısmında bu kurallara uymaya özen gösterin.
Kitlenize Hitap Edin
Kendi kitlenize uygun bir dille hitap edebilmek için onu çok iyi bir şekilde tanımanız gerekmektedir. Talebinizi karşılayan bir e-posta yazmak için kitlenin dinamiklerini çok iyi anlamak ve ona uygun bir metin yazmak gerekmektedir. Etkili mailler tıklamaları artırabilir.
Hitap Ettiğiniz Kitle İle Sohbet Edebilirsiniz
Sohbet gerçek bir kişiye ait olan bir özelliktir. Ara ara kitlenizle sohbet ederek okuyucularınıza gerçek bir kişilik gibi görünebilirsiniz. Bazen e-postalarda tek boyutlu konuşmalardan kaçınmak ve sanki karşılıklı konuşuyormuş gibi davranmak gerekir.
Eğlenceli ve Yaratıcı Metinler Daha Çok Tıklanıyor
Her ne kadar kurumsal mail atsanız da mail metinlerinde sıkıcı olmamak gerekiyor. Unutmayın, insanlar eğlenceli ve yaratıcı yazıları daha kolay okur ve ilgi çekici bulurlar. Siz de bu yöntemi deneyebilirsiniz. Böylelikle maillerine daha çok geri dönüş alabilirsiniz.
Doğru Hedef Doğru Sözcüklerden Geçer
E-posta metinlerinde hisleri harekete geçirmek, okuyanı odak noktasına toplamak ve olayı genel olarak canlandırmak çok önemlidir. Bu da doğru sözcükleri seçmekten geçer. Sıcak kelimeler, eyleme geçiren kelimeler ve asıl maksadı anlatan kelimeler seçilerek e-posta daha etkili hale getirilebilir.
Uzun Betimlemeler ve Paragraflardan Kaçının
Uzun yazıların okunması zordur ancak uzun yazılar okunmaz diye de bir şey yoktur. Siz yine de yazınız her ne kadar uzun olursa olsun onu maddelere veya paragraflara bölmeye çalışın.
E-Postalarınızı Kategorize Edin
Tüm müşteriler aynı kategoride olmadığından e-postalarınızı da aynı kategoride olmamalıdır. Örneğin eski ve yeni müşterileriniz olabileceği gibi, kadın-erken, genç-yaşlı müşterileriniz de olabilir. Dolayısı ile herkese aynı metni göndermek yerine onları ilgi ve alakalarına uygun metinler yazmak sizi daha kurumsal kılmaktadır.
E-Postanızı Kişiselleştirebilirsiniz
Aslında buraya kadar tavsiye ettiğimiz her şey bir bakıma firmanızı veya e-postanızı kişileştirmektedir. Tüm envanterleri kullanarak kurumunuz için kendi kimliğinde e-postalar gönderebilirsiniz.
Karşı Tarafın Sizi Tanıması Avantaj Olacaktır
Genel gönderilerden kaçınarak kim olduğunuzu belirten mailer göndermek avantaj olabilir. Muhatabı olduğunuz insanlar sizi tanıyabileceği mailler almak isteyebilirler.
Ödüllendirmek Hala Güzel Bir Taktiktir
Muhatabınız olan okuyucularınızı çeşitli yöntemlerle ödüllendirebilirsiniz. Bir pazarlama metninde veya kampanyasında ödül alan bireyler firmaya veya kampanyaya daha bağlı hale gelirler ve müşteri ilişkileri güçlenir. Kriterleri açıklanmış, net ödüller her zaman etki yaratır. Bunu e-posta sayesinde de başarabilirsiniz.
CTA veya Eylem Çağrısını Sakın Unutmayın
Sonuçta bir pazarlama metni hazırlıyorsunuz ve hizmet sunuyorsunuz. Yaptığınız iş, sunduğunuz hizmet e-postada en iyi şekilde anlatılmalı ancak daha da önemlisi bu metinler okuyucuyu harekete geçirmelidir. Eylem çağrısı dediğimiz olayı devreye sokarak müşterilerinizin ürüne/hizmete ulaşmalarını sağlayabilirsiniz.
Rakip Analizi Şart
Rekabet halinde olduğunuz rakiplerinizin neler yaptığını görmek, iletişim politikalarını takip etmek ve en önemlisi onları analiz etmek için rakip firmaların e-postalarına abone olarak onları takip edebilirsiniz.
E-Postalarınızda İmza Kullanın
Kurumsal veya kişisel olsun, atılan her mail aslında müşteri ile bir temastır ve adeta bir kart gibidir. E-postalarınızda imza kullanarak kurumsal kimliğinize katkı sağlayabilirsiniz.
