Çalışanlarımızdan ne beklediğimizi onlara aktarabilmek, performanslarını nasıl değerlendirdiğimizi onlara gösterebilmek ve gelişimlerine katkıda bulunabilmek için geri bildirimlere ihtiyaç duyarız. Ayrıca geri bildirimlerin yapıcı olmasına özen göstermeliyiz. Peki, yapıcı geri bildirim nasıl hazırlanır, sunumu nasıl yapılır?
1- Odak Noktası ve Detaylar Çok Önemli
Firmanızda çalışan birine her zaman işini daha iyi yapmanın yollarını göstermek gerekir. Bunun yollarında biri sebepler üzerinde durmaktır çünkü insanlara sebepler anlatıldığında hedeflerin daha iyi kavrandığı görülmektedir. Örneğin, “Daha sıkı çalışmamız gerek çünkü rakip firmamız ile rekabet halindeyiz” veya “bu ay biraz daha hızlanmalıyız çünkü kampanyalar başlıyor” gibi.
Firmanızda çalışan kişiler projenin tüm ayrıntılarına veya gidişata bazen hâkim olamaz. Bunu çeşitli sebepleri olabilir. Bu durumda sizin olumlu geri bildirimler ile çalışanlarınızı harekete geçirmeniz gerekir. Onları odaklanmaya davet edin ve tüm detayların nedenini anlatın.
2- Kişiyi Değil, Olayı Merkeze Alın
Yapıcı geri bildirim için olmazsa olmaz kurallardan biri de çalışanlarınızın kişisel özellikleri ile değil performans ve sonuç odaklı olarak değerlendirilmesidir. Kişisel özelliklerin dikkate alındığı geri bildirim çalışanınız tarafından yanlı bir geri bildirim olarak değerlendirilebilir. Siz tam tersini yapın ve veriler üzerinde genel bir geri bildirim hazırlayın.
3- Olumlu Davranışları Övün
Yapıcı geri bildirimlerde övgüler de çok önemli bir rol oynar. Çalışanınız firmanıza değer kattıysa, proje için üstün bir gayret gösteriyor ve bu da sonuçlara yansıyorsa geri bildirimde bu durumdan mutlaka bahsedin. Eğer olumsuz durumlar varsa böylelikle olumsuzlukları söylemek de kolaylaşacaktır. Örneğin, “dünkü telefon görüşmesi sayesinde müşterimiz bizi tercih etti, çok teşekkür ederim ancak bir bilgiyi atlamışız, buna dikkat edelim” gibi.
4- Doğruluk ve Samimiyet
Yapıcı geri bildirimde dürüst olmak elbette çok önemli ama bunun dışında bir de olumlu iletişim ve samimiyet de atlanmamalı. Geri bildirimi yüz yüze konuşarak yapmak yerine e-mail, sms veya whatsapp üzerinden yaparsanız başarısız olma ihtimaliniz yüksek. Çünkü sadece yazıların olduğu geri bildirimler yanlış anlaşılmaya müsaittir.
5- Etkili Dinlemenin Gücünü Keşfedin
Yapıcı geri bildirimin altın kurallarından biri de karşınızdakini etkili bir şekilde dinlemektir. Böylelikle ona zaten cevap hakkı tanımış olur ve yapıcı geri bildirimi daha güçlü hale getirmiş duruma gelirsiniz. Geri bildirim esnasında siz gerekenleri söyledikten sonra muhatabınızı cevap vermesi için dinlediğinizde hem samimi bir ortam oluşur hem de geri bildirim anı mini bir sohbete dönüşebilir. Böylelikle olası gerginliklerin önü alınmış olur. Dinlemeyi asla ihmal etmeyin.
6- Hemen veya Zamanında Eylem
Örneğin, firmanızda bir çalışanınız üstün bir performans gösterdi ve çok başarılı bir iş çıkardı. Ve siz de arada bir müddet geçtikten sonra geri bildirimde bulundunuz. Bu durum geri bildirimi geciktirdiğinden yapıcı olma durumunu da ortadan kaldırıyor. Tam tersi şekilde davranarak başarı kazanılır kazanılmaz olumlu bir geri bildirim yapmakta fayda var. Tabi ki bu husus başarılı olaylar için geçerli, kötü performans sergilendiğinde veya hatalar yapıldığında bir müddet beklemek daha iyi olacaktır.
